Otkrijte svijet značajki koje povećavaju vašu produktivnost i integracije koje mogu transformirati vaše planiranje i upravljanje vremenom.
Vjerojatno ste ga upotrijebili barem jednom Google kalendar jel ti netko poslao pozivnica Za sastanak ili ste ga tek počeli koristiti jer je došao s uređajem.
I ako Google kalendar je prilično jednostavna aplikacija kada je u pitanju planiranje, dolazi s nekoliko izvanrednih značajki i integracija koje vam mogu pomoći povećati produktivnost i poboljšati ukupnu učinkovitost.
Nadamo se da će vam savjeti u nastavku biti korisni i da ćete barem neke (ako ne i sve) od njih primijeniti u svakodnevnom životu.
1) Postavite zadane podsjetnike
Uvijek je korisno postaviti podsjetnike kako ne biste propustili nadolazeće događaje ili si dali dovoljno vremena za pripremu.
Međutim, postavljanje podsjetnika za svaki novi događaj koji stvorite može biti prilično zamorno.
Srećom, Google kalendar omogućuje vam upravo to automatski stvara zadane podsjetnike (engl. zadani podsjetnici) za sve događaje koje organizirate. Evo kako:
- Idite na početnu stranicu Google kalendara
- Kliknite na ikonu zupčanici desno i odaberite postavke (Postavke)
- U odjeljku Postavke za vaše kalendare odaberite svoj kalendar
- Izaberi “Obavijesti o događajima” (Obavijesti o događajima), zatim odaberite “+ Dodaj obavijest(Dodaj obavijest)
- Odaberite željeno trajanje klikom na padajući izbornik
Ubuduće će svi događaji koje izradite biti automatski odabrani zadani podsjetnici. Imajte na umu da možete dodati više od jedne obavijesti – na primjer, obavijest 1 dan unaprijed putem e-pošte i 2 sata unaprijed putem push obavijesti na vašem mobilnom telefonu.
2) Integracija s drugim alatima
Upravljajte i koristite različite alate svaki dan, bilo za osobni ili poslovne svrhe, to može biti naporno – zahtijevati od vas cijelo vrijeme prebacivanje između navedenih alata biti svjestan svojih projekata i zadataka.
Mnogi od ovih alata vam to omogućuju Integracija Google kalendara tako da ne morate ručno prenositi podatke iz svoje aplikacije u svoj kalendar ili obrnuto.
Na primjer, Google kalendar je vrlo koristan Slaba integracija koju biste trebali isprobati ako koristite tu aplikaciju za poslovne poruke.
Integracija vam omogućuje planiranje i brisanje događaja izravno iz Slacka. Slack može ažurirati vaš status na temelju vašeg rasporeda!
Imajte na umu da se način na koji integrirate Google kalendar s aplikacijom razlikuje od aplikacije do aplikacije.
3) Google kalendar – primajte svoj dnevni raspored putem e-pošte
Ako imate naviku brzopleto odbacivati obavijesti bez puno razmišljanja, postoji velika vjerojatnost da biste mogao propustiti obavijesti kalendara.
A ako više volite e-poštu u odnosu na druge oblike komunikacije, evo zgodnog trika: možete imati svoj dnevni raspored poslana izravno na vašu e-mail adresu Na dnevnoj bazi. Na taj način nećete propustiti važne podsjetnike i sastanke.
Uraditi ovo:
- Idite na Google kalendar i kliknite na ikonu zupčanici
- Izabrati postavke > Postavke za moje kalendare (Postavke > Postavke za moje kalendare)
- Odaberite kalendar od koga želite primiti e-pošta.
- Pomaknite se prema dolje do Ostale obavijesti (Ostale obavijesti)
- Ići Dnevni raspored (Dnevni raspored) i odaberite e-pošta iz padajućeg izbornika
4) Započnite tjedan drugog dana
Bilo da se vaš posao sastoji od fleksibilnih rasporeda, prekomorskih zadataka sa na različite početne dane u tjedan, ili jednostavno preferirate netradicionalan početak tjedna, Google kalendar je tu za vas. Možete jednostavno promijeniti dan početka vašeg tjedna u Google kalendaru.
Jednostavno idite na postavke Google kalendara, odaberite Uglavnom (Općenito), zatim se pomaknite prema dolje do Mogućnost prikaza (Postavke zaslona). Kliknite na Početak tjedna i odaberite između subote, nedjelje ili ponedjeljka.
5) Koristite glasovne naredbe za stvaranje događaja
Ako vam ruke nisu slobodne kada trebate kreirati događaj, možete koristite svoj glas za stvaranje događaja umjesto da otvorite aplikaciju Google kalendar i unesete sve pojedinosti.
Samo reci nešto poput: “Hej Google, stvori događaj u kalendaru: večera s Jane u 20:00 u Chili’s” Osim snimanja svih informacija, Google može zatražiti dodatne informacije prije snimanja događaja.
Imajte na umu da ovo nije moguće ako koristite Jabuka uređaj. Siri ne može stvarati događaje s Google kalendarom. Ako želite da Siri doda događaje u vaš Google kalendar, morate ga postaviti kao zadani kalendar. Učinite to odlaskom na Postavke > Kalendar > Zadani kalendar (Postavke > Kalendar > Zadani kalendar).
6) Dodajte svoj kalendar na web stranicu
Upravljanje vašim rasporedom može biti teško, pogotovo ako ljudi žele zakazati sastanke s vama. Ako imate web stranica, dopustite drugim ljudima da zakažu s vama na temelju svojih preferencija dodajte svoj kalendar na svoju web stranicu.
7) Koristite online softver za zakazivanje
Dijeljenje vašeg kalendara može dovesti do toga da drugi iskoriste vaše slobodno vrijeme. Ako tražite bolju kontrolu nad time kada drugi mogu zakazati sastanke s vama, vrijedi istražiti alate koji to olakšavaju online planiranje, kao npr Calendly.
Kada se prijavite za Calendly koristeći svoj Gmail adresa, on je besprijekoran sinkronizira s svoj kalendar na vašem Calendly računu. Ali to nije sve.
Ova integracija donosi niz prednosti, kao npr automatizirano planiranje, upravljanje vremenskim zonama i prilagodbe – čineći iskustvo zakazivanja sastanka s vama personaliziranijim iskustvom.
8) Postavite vremenske blokove
Google kalendar može vam dodatno pomoći u tome veća produktivnost s blokovi vremena.
Ova vam značajka omogućuje dodjeljivanje određenih sastanaka kako biste se mogli usredotočiti na određene projekte ili zadatke.
To vam omogućuje da učinkovito usmjerite svoju energiju na određene ciljeve, sprječavajući odugovlačenje i gubljenje vremena na prebacivanje s jednog zadatka na drugi.
9) Automatsko odbijanje događaja
Korištenje Google kalendara ne pomaže vam samo u praćenju vaših sastanaka. Možete ga koristiti i za ravnotežu između poslovnog i privatnog života.
Nakon što postavite radno vrijeme, Google kalendar može automatski odbiti zahtjeve za sastanke kada si ti Izvan ureda ili na odmor.
Također možete poslati poruku o odsutnosti, dajući drugim ljudima do znanja što mogu učiniti u međuvremenu, kao što je usmjeravanje komunikacije drugom kolegi koji može odgovoriti na njihove zahtjeve ili nedoumice.
10) Naizmjenično koristite drugu vremensku zonu
Rad s ljudima u druge vremenske zone limenka otežavaju planiranje sastanaka i postavljanje rasporeda.
Umjesto da trošite previše vremena na konzultacije s online pretvaračem vremenskih zona, možete koristiti Googleovu značajku sekundarne vremenske zone da biste pratili vremenske razlike i spriječili pogreške u planiranju.
U Google kalendaru kliknite na Postavke > Općenito > Vremenska zona (Postavke > Općenito > Vremenska zona).
Označi to Prikaz sekundarne vremenske zone (Prikaz sekundarne vremenske zone) Sub Vremenska zona (Vremenske zone). Također možete dodati oznake svakoj vremenskoj zoni za daljnju organizaciju.
11) Stvaranje ponavljajućih sastanaka
Ako imate iste sastanke svaki tjedan ili mjesec, možete postaviti ponavljajuće sastanke umjesto da svaki put ručno kreirate događaj.
Kada kreirate događaj, odaberite padajući izbornik koji kaže Ne ponavlja se (Ne ponavljaj) i odaberite koliko često želite da se događaj ponavlja.
12) Napravite GCalendar prečac
Iako ćete kreirati novi događaj na Google kalendar Uz samo nekoliko klikova, prečac događaja preskače većinu koraka i vodi vas izravno u novi prozor događaja Google kalendara.
Samo otvorite preglednik, upišite cal novo i pritisnite Unesi. Osim toga, postoji dugačak popis prečaca Google kalendara koji vam mogu pomoći da se lakše krećete i koristite aplikacijom.
13) Pronađite idealno vrijeme za sastanke
Pronalaženje idealnog vremena je još jedan izazov pri kreiranju sastanka. To je teže što je više ljudi uključeno, a situacija postaje još zbunjujuća ako se u jednadžbu dodaju različite vremenske zone.
Srećom, Google kalendar ima tu značajku Pronađite vremena (Pronađi vrijeme) koji vam omogućuje pronalaženje slobodnog vremena za sve članove tima.
Međutim, tome i služi potreban je pristup timskim Google kalendarima, i možete ga koristiti samo putem web aplikacije, ne i mobilne aplikacije. Ova značajka omogućuje vam da pronađete vrijeme koje je obostrano dostupno i odgovara svima u timu.
Iskoristite kalendar u svoju korist
Google kalendar nudi niz značajki i integracija koji povećati produktivnost.
Od postavljanja zadanih podsjetnika do upravljanja vremenskim zonama i korištenja glasovnih naredbi, svladavanje ovih trikova može vam pomoći da maksimalno iskoristite svoj kalendar za učinkovito upravljanje vremenom.
